Vertrag

§ 1 Vertragsgegenstand

Der Auftragnehmer erstellt WEG- und Nebenkostenabrechnung zur Deckelung von Spitzen und Personalressourcen des Auftraggebers in Form eines Abrechnungsservices für Eigentümer. 

Der Auftraggeber liefert dazu weiter unten spezifizierte Dokumente und Daten (Belege) an, damit die Arbeiten am Standort des Auftragnehmers durchgeführt werden können. 

Die Belege können bereits digitalisiert über ein sicheres digitales Verfahren oder analog über den Postweg durch den Auftraggeber übertragen werden. Bei einem Fernzugriff können sich die Belege auf dem Server befinden.

 Auftraggeber und Auftragnehmer sind sich einig, dass unter Einbeziehung der jeweils gültigen AGB sowie der Datenschutzerklärung abweichend hiervon gemäß § 305b ff. BGB folgende individuellen Vertragsabreden gelten sollen, d. h. die Datenschutzerklärung dieser Seite gelten unter Betrachtung des Nachstehenden in den übrigen Regelungen weiter. Der Vertrag kommt durch die Auftragsbestätigung zustande.

Der Auftraggeber behält den Kontakt zu den Eigentümern und Mietern. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Hintergrund und nur der Auftraggeber verfügt über das Bankkonto der Immobilie. Ein Download der Bankauszüge bzw. der einzelnen Buchungen wird dem Auftragnehmer allerdings gewährt (Abstimmung Bank mit Buchungen), sofern die technischen Möglichkeiten dazu bestehen.

Der Auftragnehmer erstellt schnell, kostengünstig und professionell die Betriebskostenabrechnungen und liefert die komplette, versandfertige Abrechnung und den Wirtschaftsplan. Weitere Standard-Auswertungen, die der Auftragnehmer erstellen soll, kann der Auftraggeber benennen.

Erhält der Auftragnehmer einen Online-Zugang zum Hausverwaltersystem, so können alle Arbeiten vom einem Remote-Arbeitsplatz ausgeführt werden. In diesem Tarif findet keine Stammdatenpflege statt.

 

 § 2 Tarife

Der Abrechnungsservice wird je Wohneinheit und Monat berechnet. In diesem Tarif ist die Gesprächsbetreuung mit dem Beirat und mehrfache Änderungen der Abrechnung enthalten. Die Pauschale ist monatlich von Januar bis Dezember eines Jahres fällig. Da hier in der Regel größere Mengen zu verarbeiten sind, muss der Auftragnehmer Personal vorhalten bzw. einstellen.

Es wird regelmäßig geprüft, ob auch die Objektbuchhaltung durch den Auftragnehmer übernommen werden kann. Das setzt eine genaue Kenntnis der Besonderheiten der Liegenschaft voraus und kann ggf. nach 1-2 Jahren Abrechnungspraxis zusätzlich durch den Auftragnehmer übernommen werden. Gerade in der Anfangsphase entsteht ein 4-Augen-Prinzip bei der Abrechnung.   

Der Vertrag wird auf einen vollen Abrechnungszyklus geschlossen. Durch die monatliche Abrechnung bleiben wir ganzjährig Ansprechpartner für Abrechnung und Wirtschaftsplan der Liegenschaften.

Für Mieterabrechnungen haben wir normalweise keinen Auftrag. Wir erstellen keinen Vermögensbericht, da dieser Datenmaterial erfordert, auf denen wir keinen Zugriff haben, z.B. Altlasten. 

Grundsätzlich sind im Monatstarif bis zu drei Änderungen der Abrechnung, zum Beispiel nach der Prüfung durch den Beirat, kostenlos möglich. Jede weitere Änderung, die nicht auf Fehler des Auftragnehmers beruht, ist kostenpflichtig. Der Auftragnehmer erstellt in diesem Fall ein Angebot über den zu erwartenden Mehraufwand.

Auf Wunsch kann je Liegenschaft auch eine Einzelabrechnung durchgeführt werden. 

Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gültigen Mehrwertsteuer.

 

§ 3 Termine

Liegt eine vollständige Planung der Termine der Eigentümerversammlungen vor, so werden wir uns danach richten. Die kompletten Unterlagen gemäß § 5 sollten jeweils 8 Wochen vor dem Termin der Eigentümerversammlung vorliegen.

Liegen keine Terminplanungen vor, so gelten folgende Termine:

  • Kontoauszüge bzw. Online-Zugang zum Bankkonto bis 31. Januar des Folgejahres
  • Versorger-Abrechnungen (Gas, Wasser/Abwasser, Strom) bis 28. Februar des Folgejahres.
  • Heizkosten-Abrechnung: so schnell wie möglich

 

§ 4 Fälligkeit der Zahlungen

Die Monatspauschale wird zum 1. eines Monats fällig gestellt. Dauerauftrag bzw. Lastschriftverfahren sind Voraussetzung für die Zahlungen.

Ein Platzen der Lastschrift wird in Rechnung gestellt. Platzt die Lastschrift dreimal oder öfter, behält sich der Auftragnehmer eine fristlose Kündigung des Vertrags gemäß § 8 vor. Auftraggeber und Auftraggeber können sich jedoch auf eine normale Rechnungsstellung mit sofortiger Fälligkeit einigen. Etwaige Mahngebühren und Verzugszinsen gehen zu Lasten des Auftraggebers.

 

§ 5 Benötigte Belege 

Die Abrechnung erfolgt laut § 27 der 3. Berechnungsverordnung. Folgende Rechnungen und Bescheide werden für die Abrechnung benötigt:

  • Kosten der Entwässerung
  • Kosten der Wasserversorgung
  • Kosten für die Wärmeerzeugung
  • Dosierung des Trinkwassers
  • Müllentsorgung
  • Straßenreinigung
  • Hausreinigung
  • Gebäudereinigung
  • Ungezieferbekämpfung
  • Dachrinnenreinigung
  • sonstige regelmäßige Reinigungs-Arbeiten
  • Kaminfeger/Schornsteinreinigung
  • Heizungswartungskosten inkl. Abgasanlage
  • Kosten für Rauchwarnmelder
  • Kosten für Boiler-Entkalkung/Tankreinigung
  • Brennstoffkosten
  • Betriebsstrom der Heizungsanlage
  • Fahrstuhlkosten für Personenaufzug
  • Fahrstuhlkosten für Lastenaufzug
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Hausstrom
  • Hausmeister/Hauswart
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen
  • Kosten für den Betrieb einer Gemeinschaftsantenne
  • Kabelgebühren
  • Grundsteuer (nur bei Mieterabrechnungen)
  • weitere Abrechnungsposten gemäß letzter Abrechnung

Für die Abrechnung der Heizkosten sowie Kosten für Heiß- und Kaltwasser genügt die Abrechnung eines Abrechnungsdienstes, zum Beispiel von BRUNATA. Ist der Abrechnungsdienst noch nicht mit aktuellen Daten des Abrechnungsjahres versorgt, so sind alle Schlussabrechnungen der Versorger (Strom, Wasser, Abwasser, Gas) erforderlich. Eine Meldung an den Abrechnungsdienst ist gegen Aufpreis möglich (nur im Monatstarif  buchbar). Bei einer Ölheizung ist der Öl-Bestand zum 31.12. des Abrechnungsjahres mitzuteilen. Außerdem sind alle Zählerstände zum Stichtag und bei der Erstbeauftragung des Vorjahres mitzuteilen.

Um die Veränderungen in einer Liegenschaft nachvollziehen zu können, ist die Übergabe der Niederschrift oder des Beschlussbuchs der Liegenschaft zielführend.

 

§ 6 Leistungsübersicht

Abrechnungen

Der Auftragnehmer erbringt folgende Leistungen:

  • Verproben der Hausgeldabrechnung mit den Belegen und der Heizkosten-Abrechnung
  • Buchungen auf den Konten Umbuchung und Abgrenzung mit den Buchungstagen 1.1. und 31.12.; ggf. Korrekturbuchungen
  • Erstellung der Betriebskostenabrechnung
  • Erstellung der Verwaltungsabrechnung für den Eigentümer (Einzel- und Gesamtabrechnung) sowie der gewünschten Auswertungen (Querfahne, Entwicklung der Rücklage, Bescheinigungen § 35a etc.).
  • Erstellung der Wirtschaftspläne (Einzelwirtschaftspläne).
  • Abstellen der digitalisierten Belege und der Abrechnungen auf dem Server
  • Mehrfache Änderung der Abrechnung möglich; Gesprächsbetreuung Beiratsgespräch; fester Mitarbeiter für die Abrechnung; optional: Meldung bei den Abrechnungsdiensten Heizung/Wasser.

 

§ 7 Benötigte Daten zum Wirtschaftsjahr

Grundsätzlich werden alle Belege benötigt, die die Abrechnungsposten des Vorjahres erklären. Das sind in der Regel folgende Dokumente:

  • Abrechnungen des letzten Wirtschaftsjahres

Aus den Abrechnungen müssen alle umlagefähigen Kosten gemäß BetrKV und alle nicht umlagefähigen Kosten inkl. Umlageschlüssel je Position ersichtlich sein. Außerdem muss sich das Wohngeld und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage je Eigentümer daraus ergeben. Die Abrechnungen des Vorjahres sind wichtiges Kontrollmaterial und der ersten Datenlieferung unbedingt zuzufügen.  

  • Aktuelle Adresslisten Eigentümer/Mieter

Komplette Adresse der Eigentümer bzw. Mieter bei Mieterabrechnung

  • Kontoauszüge

Zugang zum Online-Banking oder alle fortlaufenden Kontoauszüge. Der Zeitraum muss das gesamte Abrechnungsjahr umfassen – zusätzlich das 4. Quartal des Vorjahres und das erste Quartal des aktuellen Jahres.

  • Inkassolisten

Für durchgeführte Lastschriften oder Gutschriften im Sammelverfahren benötigen wir die entsprechenden Inkassolisten.

  • Sachkontenübersicht und Journal

Weitere Auswertungen aus dem führenden System.

  • Alle verwendeten Umlageschlüssel, die sich hauptsächlich aus der Vorjahres-Abrechnung ergeben, aber auch aktuelle Schlüssel (Personenzahl im Abrechnungsjahr).

 

§ 8 Vertragslaufzeit

Der Vertrag beginnt am 1. Januar und hat eine Laufzeit bis zum 31.12. des aktuellen Jahres.  Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf schriftlich gekündigt, verlängert sich der Vertrag um weitere 12 Monate. Der Auftragnehmer erhält einen RDP-Zugang zum Server des Auftragsgebers und nutzt ggf. eine Software-Lizenz. Die technische Einrichtung ist nicht Bestandteil dieses Auftrags und muss separat beauftragt bzw. durchgeführt werden. Bei Nicht-Server-Systemen ist auch der Zugang über eine Fernbetreuungssoftware möglich.

Kommt der Auftraggeber seinen Zahlungsverpflichtungen nicht oder mehrfach verspätet nach, wird der Vertrag seitens des Auftragnehmers nach dem Mahnverfahren fristlos gekündigt.  

 

§ 9 Schlussbestimmungen

(1) Die Abtretung von Forderungen ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der anderen Vertragspartei zulässig. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden. Die Regelung des § 354a HGB bleibt hiervon unberührt.

(2) Alle Änderungen, Ergänzungen und Kündigungen vertraglicher Vereinbarungen bedürfen der Schriftform, ebenso die Aufhebung des Schriftformerfordernisses, soweit dieser Vertrag nicht die Textform vorsieht.

(3) Die Parteien verpflichten sich, über den Inhalt dieser Vereinbarung und über deren Durchführung Stillschweigen zu bewahren.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen der Parteivereinbarungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich für diesen Fall, die ungültige Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ungültigen Bestimmung möglichst nahekommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken der Vereinbarungen.

(5) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.